Lösung · Forderungsmanagement-Software
Forderungsmanagement-Software: vom Mahnwesen bis zur gerichtlichen Eskalation.
Viele Unternehmen bearbeiten Mahnwesen, Inkassoübergabe und gerichtliche Eskalation in getrennten Systemen. Dadurch entstehen Medienbrüche, doppelte Datenpflege und uneinheitliche Statusinformationen. kvit führt diese Schritte in einem durchgängigen Prozess zusammen — ein Datenbestand, ein Fallstatus, ein Kommunikationsverlauf.
Das Problem
Fragmentierter Forderungsprozess
Klassische Mahnsoftware automatisiert meist die internen Mahnprozesse. Für Inkasso, gerichtliche Schritte und rechtliche Ausnahmefälle sind häufig zusätzliche Dienstleister oder Übergaben erforderlich. Bei externen Inkassoprozessen hängt die Transparenz stark vom jeweiligen Anbieter, dessen Portal und der technischen Anbindung ab.
Das Ergebnis ist in vielen Unternehmen dasselbe: Der Forderungsprozess zerfällt an genau der Stelle, an der er am meisten Steuerung braucht.
Die Plattform
Ein durchgängiger Prozess
Mahnwesen, Inkasso und Eskalation in einem durchgängigen Prozess. kvit verbindet digitale Fallübergabe, mehrkanalige Ansprache, Zahlungsabwicklung und fallbezogene Transparenz. Standardfälle laufen automatisiert; Einwendungen und kostenpflichtige Eskalationen werden gezielt ausgesteuert und zur Entscheidung vorgelegt.
Die Plattform stellt die Prozesssteuerung bereit; die registrierungspflichtige Inkassodienstleistung wird durch einen beim Bundesamt für Justiz registrierten Kooperationspartner erbracht.
Funktionen
Sechs Funktionsbereiche
Automatisierte Eskalation
Eine mehrstufige Kaskade mit mehrkanaliger Ansprache über die für den Fall geeigneten und zulässigen Kontaktwege. Zahlungseingänge und klassifizierte Schuldnerreaktionen steuern den weiteren Prozess; rechtlich oder tatsächlich komplexe Rückmeldungen werden aus der Automatisierung ausgesteuert und menschlich geprüft.
Ihr Ton, Ihre Kundenbeziehung
Sie entscheiden, wie mit Ihren Kunden gesprochen wird — kulant, verbindlich oder konsequent. Bei laufenden Kundenbeziehungen berücksichtigt die Ansprache, dass ein Zahlungsrückstand nicht automatisch das Ende der Geschäftsbeziehung bedeuten muss.
Vorstufe im abgestimmten Absendermodell
Auf Wunsch beginnt der Prozess mit einer Zahlungserinnerung oder verzugsbegründenden Zahlungsaufforderung im abgestimmten Absender- und Kommunikationsmodell. Die Inkassostufe folgt erst, wenn die rechtlichen und vertraglichen Voraussetzungen vorliegen.
Digitale Zahlungsvereinbarungen
Der Schuldner kann innerhalb der vom Gläubiger festgelegten Rahmenbedingungen eine digitale Zahlungsvereinbarung abschließen — ohne Rückfrage-Schleifen, mit klaren Regeln für Beträge, Laufzeit und Ausfallfolgen.
Zahlungszuordnung
Das Portal stellt sichere digitale Zahlungsoptionen und eindeutig zuordenbare Zahlungsdaten bereit. Eingehende Zahlungen werden fallgenau zugeordnet und nach dem vereinbarten Auszahlungsprozess an den Gläubiger ausgekehrt.
Dashboard und Reporting
Alle wesentlichen Fallereignisse an einem Ort — statt verteilter Statusberichte. Fallstatus, dokumentierte Kontaktversuche und zugeordnete Zahlungen sind im Dashboard nachvollziehbar; die Aktualität richtet sich nach Kanal und Zahlungseingang.
Kaskade
Reagierender Prozess, keine Automatik gegen Einwände
Die Kaskade arbeitet nicht als starrer Terminplan, sondern als gesteuerter Prozess: Reagiert der Schuldner — Zahlung, Teilzahlung, Ratenwunsch, Einwendung — passt sich der weitere Ablauf an.
Substantiiert bestrittene Forderungen werden aus der Standardkaskade ausgesteuert. Je nach Fall erfolgt eine gesonderte Prüfung durch den zuständigen Rechtsdienstleister oder — nach Freigabe — eine Partnerkanzlei. Automatik gegen berechtigte Einwände gibt es bei kvit nicht.
Zahlungsportal
Zahlungsportal für Schuldner
Schuldner erhalten einen transparenten Überblick über Forderung, Kosten und Zinsen und können vollständig zahlen oder eine Zahlungsvereinbarung innerhalb der festgelegten Rahmenbedingungen abschließen — mobil, ohne Registrierungshürde, mit automatischer Zahlungsbestätigung.
Gerichtliche Eskalation
Freigabe vor jedem kostenpflichtigen Schritt
Bleibt die außergerichtliche Bearbeitung erfolglos, endet der Prozess nicht mit einer Empfehlung ins Blaue: Vor kostenpflichtigen gerichtlichen Schritten erhält der Gläubiger eine Einschätzung zu Kosten, dokumentierter Forderungslage und bekannten Vollstreckungsrisiken.
Gerichtliche Mahnverfahren können nach Kosteninformation und ausdrücklicher Freigabe elektronisch eingeleitet und fristgesteuert begleitet werden — inklusive Überwachung der Widerspruchs- und Antragsfristen.
Mehr zum Verfahren: Mahnbescheid beantragen · Vollstreckungsbescheid
Integrationen
Anbindung an Ihre Systeme
Anbindungsprojekte für Branchensoftware, ERP- und Buchhaltungssysteme sowie individuelles Daten-Mapping — im Rahmen eines abgestimmten Integrationsprojekts. Umfang und Freigabestand der verfügbaren und in Umsetzung befindlichen Konnektoren klären wir im Erstgespräch.
Betriebsmodelle
Vergleich: Mahnsoftware, Inkasso, kvit
| Kriterium | Mahnsoftware | Externer Inkassodienstleister | kvit |
|---|---|---|---|
| Betriebsmodell | Lizenz bzw. Softwarevertrag | Dienstleistungsmodell | softwaregestützter Forderungsservice |
| Interne Bearbeitung | bleibt überwiegend beim Unternehmen | wird ganz oder teilweise ausgelagert | Standardprozess wird ausgelagert |
| Grundkosten | abhängig vom Anbieter | abhängig vom Anbieter | keine Grundgebühr im Standardverfahren |
| Zusatzkosten | Einführung, Nutzer oder Module möglich | je nach Modell und Maßnahme | Zusatzleistungen vor Beauftragung ausgewiesen |
| Inkassodienstleistung | regelmäßig nicht Bestandteil der reinen Software | ja, bei entsprechender Registrierung | über registrierten Kooperationspartner |
Kostenmodell
Erfolgsbasiert, ohne Grundgebühr
Keine Grund- oder Einreichungsgebühr im außergerichtlichen Standardverfahren. Vergütung, Auslagen und Zusatzleistungen richten sich nach dem vereinbarten Modell und den AGB.
Branchen
Branchen und Anwendungsfälle
Besonders geeignet ist kvit für wiederkehrende oder standardisiert dokumentierte Forderungen mit klarer Fälligkeit: Mitgliedsbeiträge, Mieten, Abonnements, Behandlungs- und Kursgebühren, Leasingraten — ebenso wie einzelne, sauber dokumentierte Rechnungen aus Handwerk oder Praxis.
FAQ
Häufige Fragen
Ist kvit eine Software oder ein Inkassounternehmen?+
kvit stellt die Plattform und Prozesssteuerung bereit. Die registrierungspflichtige Inkassodienstleistung wird derzeit durch einen registrierten Kooperationspartner erbracht.
Was kostet mich die Nutzung?+
Im außergerichtlichen Standardverfahren fällt keine Grund- oder Einreichungsgebühr an. Vergütung, Auslagen und Zusatzleistungen — etwa für gerichtliche Schritte — richten sich nach dem vereinbarten Modell und den AGB und werden vor Beauftragung ausgewiesen.
Behalte ich die Kontrolle über die Ansprache meiner Kunden?+
Ja. Tonalität, Startzeitpunkt und Eskalationsfreigaben liegen bei Ihnen; kostenpflichtige Schritte erfolgen nur nach ausdrücklicher Freigabe.
Was passiert mit bestrittenen Forderungen?+
Substantiiert bestrittene Forderungen werden aus der Standardkaskade ausgesteuert und je nach Fall durch den zuständigen Rechtsdienstleister oder — nach Freigabe — eine Partnerkanzlei gesondert geprüft.
Wie erhalte ich eingezogene Beträge?+
Eingehende Zahlungen werden fallgenau zugeordnet und nach dem vereinbarten Auszahlungsprozess ausgekehrt. Den Stand jedes Falls sehen Sie im Dashboard.
Offene Forderungen digital übergeben.
Starten Sie mit einem Einzelfall oder besprechen Sie wiederkehrende Fallbestände und Integrationen.