So funktioniert's
Forderungsmanagement automatisieren, statt Mahnsoftware zu bedienen.
Viele Unternehmen suchen nach Mahnsoftware, obwohl ihr eigentliches Ziel nicht ein weiteres Werkzeug ist, sondern weniger interne Arbeit mit offenen Forderungen. kvit verbindet Software, Kommunikation und Forderungseinzug in einem ausgelagerten Prozess: Sie übergeben offene Fälle digital; kvit übernimmt die Standardbearbeitung und legt Ihnen nur die Entscheidungen vor, die Ihre Freigabe benötigen.
- Schneller Start ohne klassisches Softwareprojekt
- Keine Lizenzschulung für Mahnworkflows
- Tonalität steuerbar
- Fallstatus im Dashboard
Software vs. Service
Was eine Forderungsmanagement-Software macht — und was kvit anders macht
Eine Forderungsmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei Mahnstufen, Wiedervorlagen, Dokumentation, Zahlungszuordnung und Eskalation offener Forderungen. Moderne Lösungen automatisieren dabei einzelne Arbeitsschritte — Mahnläufe, Versand, Zahlungslinks, Reporting. Sie bleiben aber in der Regel ein Werkzeug Ihres Teams: Regeln, Ausnahmen, Eskalationen und die laufende Pflege verbleiben im Unternehmen.
kvit kombiniert die technische Automatisierung mit der operativen Durchführung: Sie übergeben den offenen Fall — Mahnstrategie, Versand, Zahlungsabwicklung, Ratenvereinbarung und Eskalationsvorbereitung laufen im kvit-Prozess. Bei Ihnen ankommen Status, Zahlungen und, wo eine Entscheidung nötig ist, eine Empfehlung mit Kosteninformation.
Im Standardprozess enthalten
Fallprüfung, außergerichtliche Ansprache, Zahlungsabwicklung, Ratenvereinbarung, Statusführung und Eskalationsempfehlungen.
Nach gesonderter Freigabe
Anwaltliche, gerichtliche und weitere kostenpflichtige Maßnahmen.
Ausgesteuert
Bestrittene, rechtlich komplexe oder insolvenzbetroffene Forderungen — sie werden gesondert geprüft statt automatisiert eskaliert.
Der Prozess
Eine Kaskade statt drei Mahnungen
Hinter jedem Fall läuft eine mehrstufige Eskalationskaskade über mehrere geeignete Kanäle — derzeit Brief, E-Mail und digitale Erinnerungen, aufeinander abgestimmt statt nacheinander abgearbeitet. Jede Stufe hat eine Aufgabe: erinnern, erreichen, Verbindlichkeit aufbauen, Lösungen anbieten.
Reaktionen und Zahlungseingänge werden erfasst und lösen den vorgesehenen nächsten Bearbeitungsschritt aus: Zahlt der Schuldner, endet der Fall; meldet er einen Einwand, wird der Fall aus der Standardkaskade ausgesteuert.
Der Prozess läuft ohne tägliche Bearbeitung durch Ihr Team — im Dashboard bleiben Fallstatus, Zahlungen und relevante Entscheidungen jederzeit einsehbar. Eingreifen müssen Sie an den Punkten, an denen es um Ihr Geld oder Ihre Entscheidung geht: vor anwaltlichen Schritten, vor dem gerichtlichen Mahnverfahren, bei ausgesteuerten Fällen.
Beispielprozess
Ein Fall, einmal durchgespielt
- 01
Übergabe
Ein Unternehmen übergibt eine fällige, unbestrittene Rechnung mit Schuldnerdaten.
- 02
Prüfung
Schuldnerdaten, Fälligkeit, Verzugslage und Einwendungsstatus werden kontrolliert; ist der Schuldner noch nicht in Verzug, beginnt der Prozess mit der erforderlichen Zahlungsaufforderung.
- 03
Ansprache
Der Kunde erhält die passende Zahlungsaufforderung in der gewählten Tonalität — mit direktem digitalem Zahlungsweg.
- 04
Reaktion
Zahlung beendet den Fall. Ein Ratenwunsch führt in die Zahlungsvereinbarung. Ein Einwand wird ausgesteuert und gesondert geprüft.
- 05
Eskalation
Weitere kostenpflichtige Schritte — anwaltlich oder gerichtlich — erfolgen nur nach Ihrer Freigabe, mit Kosteninformation vorab.
Tonalität
Die Ansprache bleibt Ihre
Automatisierung heißt bei kvit nicht Einheitston. Sie wählen die grundsätzliche Tonalität — kulant, verbindlich oder konsequent — je Fall oder Kundensegment; die einzelnen Nachrichten folgen der dafür hinterlegten Kommunikationslogik.
Beispiele je Branche finden Sie auf den Branchenseiten.
Schuldnerportal
Der Prozess endet in einer Zahlung, nicht in einem Brief
Jede Nachricht führt den Schuldner in das Zahlungsportal: vollständige Forderungsaufstellung mit den gesetzlich erforderlichen Informationen, Sofortzahlung oder Zahlungsvereinbarung innerhalb der festgelegten Rahmenbedingungen. Forderungsstand und Vereinbarung werden dokumentiert; bei erneutem Ausfall greift die definierte Folgebehandlung. Das Portal ist für Schuldner gebaut, die zahlen möchten, aber einen klaren, digitalen Zahlungsweg oder eine tragfähige Vereinbarung benötigen.
Betriebsmodelle
Mahnsoftware, Inkassodienstleister oder kvit?
| Kriterium | Mahnsoftware | Inkassodienstleister | kvit |
|---|---|---|---|
| Betriebsmodell | internes Team mit Software | externer Forderungseinzug | ausgelagerter, softwaregestützter Prozess |
| Standardbearbeitung | intern konfiguriert | durch den Dienstleister | durch den kvit-Prozess, mit menschlicher Prüfung bei Ausnahmen |
| Ausnahmen & Einwendungen | intern | je nach Anbieter | ausgesteuert und gesondert geprüft |
| Übergabe | entfällt — bleibt bei Ihnen | je nach Anbieter | digitale Einzel- oder Dateiübergabe |
| Zahlungsweg für den Schuldner | Überweisung auf Ihr Konto | Überweisung, teils Portal | Zahlungsportal mit Sofortzahlung und Raten |
| Transparenz | direkt im eigenen System | abhängig vom Anbieter | fallbezogen im kvit-Dashboard |
| Kostenlogik | Lizenz plus Ihre Arbeitszeit | je nach Anbieter | erfolgsbasiert, ohne Grundgebühr im Standardverfahren |
| Geeignet für | Unternehmen, die das Mahnwesen intern behalten wollen | Unternehmen, die Forderungen an einen externen Dienstleister übergeben möchten | wiederkehrende Fälle mit Wunsch nach Prozess, Transparenz und steuerbarer Ansprache |
Ehrlicherweise: Wer sein Mahnwesen bewusst intern behalten will — mit eigenen Regeln, eigener Kommunikation, voller Kontrolle —, ist mit Software richtig. kvit ist für alle, die es abgeben wollen.
Integration
Vom Upload bis zur automatisierten Übergabe
Der Einstieg ist bewusst anspruchslos: Für einen einfachen, unbestrittenen Standardfall starten Sie mit Rechnung und Schuldnerdaten; benötigt der Fall weitere Unterlagen — Vertrag, Leistungsnachweis, Mahnhistorie —, zeigt die Übergabe das an.
Für laufendes Fallaufkommen wächst die Anbindung mit Ihrem Volumen — von der Einzelübergabe im Dashboard über wiederkehrende Dateiimporte bis zur regelbasierten Übergabe per API. Fallstatus, Rückspielung in Ihre Systeme, Fallrückrufe und Falländerungen — etwa bei Direktzahlung oder Gutschrift — klären wir im Erstgespräch anhand des aktuellen Produktstands.
Branchenspezifische Details: Forderungsmanagement für SaaS-Anbieter · Forderungsmanagement für Energieversorger
Für wen
Für wen kvit gebaut ist
Wiederkehrende Forderungen, dokumentierte Ansprüche, Kunden, die man behalten will — das Muster hinter allen Branchen, für die es kvit mit spezifischen Prozessen gibt.
- Forderungsmanagement für Fitnessstudios
- Forderungsmanagement für Vermieter & Hausverwaltungen
- Forderungsmanagement für Handwerksbetriebe
- Forderungsmanagement für Tierarztpraxen
- Forderungsmanagement für Energieversorger
- Forderungsmanagement für SaaS-Anbieter
- Forderungsmanagement für Leasing, Auto-Abo & Vermietung
- Forderungsmanagement für Fahrschulen
Kosten
Was kostet das?
Für die Einreichung und außergerichtliche Standardbearbeitung erhebt kvit keine Grund- oder fallbezogene Einreichungsgebühr — und Sie zahlen keine klassische Softwarelizenz: Dashboard und Automatisierung sind Bestandteil des kvit-Services.
Vertrauen
Transparent prüfbar
Einsehbarer Fallstatus, dokumentierte Zahlungswege, klare Freigaben vor kostenpflichtigen Eskalationen — und auf Anfrage die Prozess- und Datenschutzunterlagen zur Prüfung.
FAQ
Häufige Fragen zu kvit als Forderungsmanagement-Lösung
Was unterscheidet kvit von einer Mahnsoftware?+
Mahnsoftware ist ein Werkzeug, das Ihr Team konfiguriert und bedient — kvit ist ein ausgelagerter Prozess: Standardbearbeitung durch kvit, menschliche Prüfung bei Ausnahmen, Ihre Freigabe bei kostenpflichtigen Schritten. Sie führen keine Software ein und pflegen keine Mahnstufen.
Brauche ich trotzdem noch ein internes Mahnwesen?+
Nicht zwingend. Sie entscheiden, wann übergeben wird — nach Ihrer eigenen Zahlungserinnerung, nach einer internen Nachfrist oder bereits bei Fälligkeit. Ist der Schuldner noch nicht in Verzug, beginnt der Prozess zunächst mit der erforderlichen Zahlungsaufforderung; welche Verzugsfolgen und Kosten geltend gemacht werden können, hängt von der konkreten Verzugslage ab.
Wie aufwendig ist der Start?+
Es gibt kein klassisches Softwareprojekt: Konto einrichten, Auszahlungs- und Gläubigerdaten hinterlegen, Tonalität wählen — dann können Sie den ersten Fall übergeben. Datei-Übergaben und Anbindungen kommen dazu, wenn Ihr Fallvolumen es rechtfertigt.
Was passiert mit bestrittenen Forderungen?+
Einwendungen werden aus der automatisierten Standardbearbeitung ausgesteuert. Abhängig von Art und Umfang erfolgt eine gesonderte Fallprüfung oder — nach Ihrer Freigabe — die Übergabe an eine kooperierende Kanzlei.
Behalte ich die Kontrolle über die Eskalation?+
Ja — an den Punkten, an denen es zählt: Anwaltliche und gerichtliche Schritte laufen nur nach Ihrer Freigabe, mit Kosteninformation vorab. Alles davor ist Standardbearbeitung mit einsehbarem Status.
Ersetzt kvit meine Buchhaltung?+
Nein — kvit beginnt, wo Ihre Buchhaltung aufhört: beim überfälligen, unbezahlten Fall. Status und Zahlungsinformationen stehen fallbezogen zur Verfügung, damit Ihre Debitorenbuchhaltung sauber bleibt.
Hören Sie auf, Mahnwesen zu betreiben. Geben Sie es ab.
Bei kvit: erfolgsbasiert und ohne Grundgebühr im Standardverfahren — Standardbearbeitung durch den Prozess, Entscheidungen bei Ihnen.